株式会社リオ・ホールディングス

株式会社リオ・ホールディングス
コーポレートIT 部 部長　重岡 様

導入サービス

クラウド型鍵管理システム『CREONE』

会社概要

社名	株式会社リオ・ホールディングス
事業内容	株式等の保有を通じた企業グループの統括・運営等 資産運用コンサルティング、不動産売買及び賃貸仲 介、工事の企画・設計・監理、ホテル運営等
社員数	328名※グループ連結 （㈱リオ・ホテルズ雇用従業員除く）。

この度、同社所有の物件における鍵管理の効率化と一元管理を目的に、クラウド型カギ管理システム「CREONE」を導入しました。
従来はオンプレミス型のカギ管理システムを利用されていたとのことで、クラウド型へ移行を決めた背景やその理由、導入後の具体的な効果について伺いました。

導入の経緯

老朽化したシステムからの脱却！オンプレからクラウドへ変更をし、手間とコストの削減を目指す。

－－Ｑ：導入のきっかけを教えてください。

以前使っていたシステムは2008 年頃に導入したもので、長年活用してきましたが、最近では不具合が増えて固まることが多く、何度も再起動を繰り返す場面が増えてきました。
引き出しを増設するなど、業務の拡大にも対応しながら使い続けてきましたが、そろそろ変えようという話になりました。

－－Ｑ：以前はどのようにシステムを利用していましたか？

オンプレミス型の鍵管理システムで、形状も今のシステムとは違い、引き出しに鍵を保管するタイプのものでした。
オンプレミス型のものは、トラブルがあるたびにメーカーさんに依頼する必要がありました。
これが結構、手間とコストの面で負担になっていましたので、次はクラウド上で管理できるものにしようと決めていました。

選定理由

大容量かつクラウドである点を評価！

－－Ｑ：シーネットを選定した理由はなんですか？

もともと、ある展示会がきっかけで、シーネットさんにカメラシステムの提案をいただいていましたが、そちらは結果的に導入には至りませんでした。
その後、『不動産業で物件管理をされていて、鍵の管理はどうされていますか？いいシステムありますよ』とカタログを見せていただきました。
ちょうど鍵管理システムを探している時期だったので、検討してみようということになりました。

－－Ｑ：他の製品や従来のシステムの最新版も検討されましたか？
今まではローカルで管理するタイプだったので、次はクラウド型にすることは決めていました。
そのため、従来システムの後継タイプは選択肢に入れませんでしたが、クラウド型を提供する何社か比較をしたうえで、シーネットさんにお願いすることにしました。

－－Ｑ：選定のポイントはなんでしたか？
まず、クラウド上で管理できる点が大きなポイントでした。
これまで、東京本社では鍵管理システムを使用していましたが、支社では紙などを用いてアナログ管理しており、一元管理ができていませんでした。
そのため、クラウド上で一元管理できることが重要な要件となりました。

また、容量も重要なポイントでした。今回、本社では最大280本を管理できるキーボックスを導入し、支社では拡張も視野に入れて、140 本まで管理できるものをそれぞれ導入しました。
実際、3 社ほどクラウド型のシステムを調べましたが、小規模なものが多く、大抵は30 本程度までしか対応していませんでした。

さらに、現在のオンプレミス型の鍵管理システム（本社のみ導入）の購入金額と、ほぼ同じような金額で、クラウド管理できる鍵管理システムは、本社以外の支社にも 導入ができるというメ
リットも大きかったです。
シーネットさんの『CREONE』は大容量かつクラウド上で管理できるので、まさに私たちが求めていた要件に合致するシステムでした。

本社で管理している大量の鍵

活用シーン

管理物件の鍵管理に活用。本社では権限設定をして、セキュリティ面にも配慮。

－－Ｑ：現在どのようにご活用されていますか？

物件の鍵が収納されたキーボックスを、このシステムで管理しています。
東京本社では物件数が多いので、権限設定をしており、例えば、『この担当者は、この鍵しか取れない』というように設定をして、不要な鍵にはアクセスできないようになっています。
一方で、支社については紙などのアナログな管理方法だったので、誰がどの鍵を取れるか、という管理ができていませんでしたし、記載漏れなども発生していました。
導入により、自動的に記録が残せるようになったのは非常に良かったです。物件が増えてきたら、本社と同様に細かい権限設定もしていく予定です。

製品について

大量の鍵がきちんと整理！
ある・なしが一目でわかる視認性の良さに加え、システムの動作が速くストレスフリー

－－Ｑ：使い勝手はいかがでしたか？

クラウドになったという点以外は、以前も似たようなシステムを使っていたので、特に大きな違和感なく移行できました。
導入も非常にスムーズでしたし、使いこなせていると感じます。

大容量に対応している点は、本当に助かっています。
特に東京本社ではたくさんの鍵を管理しているので乱雑になりがちですが、きちんと整理できている点が良いです。
一方で、支社では管理している鍵の本数が少ないので、『ある・ない』がパッと見でわかるので、視認性の良さもメリットの一つだと思います。

支社でのカギ管理。視認性が抜群

また、見た目がスタイリッシュで、システムの動作も速く、頑丈に作られている点も評価しています。
特に、動作の速さは、ストレスを感じることがなく使いやすいです。

－－Ｑ：あったら便利な機能はありますか？

2 つほどあります。

1 つ目は日本語対応です。
現状では、管理コンソール側は日本語に設定できますが、コントローラー部分は日本語対応していません。
実際に鍵を操作するのは現場のスタッフが多いので、コントローラー側も完全に日本語対応にしてもらえたら便利だと思います。
管理コンソールはアカウントを持っている限られた人が見るだけなので、そこまで気になりませんが、現場では重要なポイントです。

2 つ目はオプション機能の柔軟性です。
当社では予約やカレンダー機能を使っていないので、それをオプションとして外し、その分費用が抑えられる仕組みがあるとありがたいと感じました。
社有車や公民館、学校の体育館など時間貸しを行うような業態では便利だと思いますが、当社の運用方法では不要なので、業態に合わせて選べるオプション設計があればもっと良いと思います。
他にも細かい要望はありますが、運用でカバーしながら、当社の使いやすい形を探していきたいと考えています。

導入効果

クラウド型で鍵管理を一元化！
全拠点の運用効率が向上し、管理の手間を大幅削減！記録機能で安全性も向上し、次の活用展開にも期待！

－－Ｑ：導入効果を教えてください。

大きく言えば、『管理がしっかりできるようになった』という一言に尽きます。
これまで個別に管理していた多くの鍵を、一括してクラウド上で管理できるようになったのが一番の効果です。

① 大量のカギを一元管理できる
以前は、東京本社でしか鍵の状況を把握できませんでしたが、導入後は支社を含めた全体の利用状況を遠隔地からでも確認できるようになりました。
例えば、札幌支社で管理している〇〇の鍵を、今誰が持ち出しているのか、といった情報も、東京からリアルタイムで見られるのは便利です。管理の手間が、大幅に削減されました。

②ログをすぐに確認することができる
以前は、誰が鍵を取ったか、何かエラーがあった場合に、その詳細をすぐに確認することができませんでした。
一応ログを見ることはできましたが、メモリカードに保存されたデータを取り出して確認する必要があり、現場ではほとんど使われなくなってしまいました。
それが今では、管理画面上ですぐにログを確認できるので、『誰がどの鍵を使ったか』や『エラーの有無』がひと目で分かります。
特に、支社ではシステムで自動的に記録できるようになったので、管理の基盤ができたと感じています。

－－Ｑ：どのような企業様におすすめできるでしょうか。
クラウド型の鍵管理システムは、私の知る限り、まだ市場にあまり多くないと思うので、大量の鍵を一元的に管理したい企業には選択肢の一つになると思います。

また、日本製にはないスタイリッシュなデザインや動作の速さ、頑丈さは魅力的だと感じます。一方で、海外製品特有の英語表示が含まれる点や海外特有の対応などについては、場合によっては使いづらさを感じることがあるかもしれません。
そのため、英語に抵抗のない方や、海外製品の導入に前向きな企業には適した製品だと思います。

今後の展望

シーネットさん、メーカーさんとの連携を活かし、自社業務に最適化した鍵管理の実現を目指す！

－－Ｑ：今後の展望についてお考えをお聞かせください。

現在、支社への展開は一通り完了しているため、目下の計画として新たな導入予定はありません。
ただし、管理する物件がさらに増えたり、他の事業部で鍵管理が必要になったりした場合には、追加の導入や活用範囲の拡大を検討できればと思います。

また、現在利用しているシステムをさらに使いやすくするための改善も視野に入れています。
シーネットさんを通じて、メーカーに対して具体的なリクエストを上げ、機能が実装されることで、より運用がスムーズになることを期待しています。

また、トラブルなどの対応について、シーネットさんのサポート体制には満足しており、営業担当の方がメーカーへの橋渡しを丁寧に行ってくれる点は安心感があります。ただ、海外製品で
あることから、メーカーの対応に時間がかかる場合もあり、運用上の工夫でカバーする必要性も感じています。
今後は、シーネットさんやメーカーとの連携を深め、少しずつ改良を重ねながら、当社の業務に最適化した鍵管理を目指していく方針です。

本事例に関するお問い合わせは、電話（043-307-5125）または問い合わせフォームにご連絡ください。

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